ZUGFeRD 2.0

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X-Rechnung

Zugferd 2.0

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Zugferd-Invoices

ZUGFeRD 2.0

So funktioniert's

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und ist ein elektronisches Rechnungsformat, das von Verbänden, Ministerien und Unternehmen in Deutschland entwickelt wurde, mit dem Ziel, die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen effizienter zu gestalten.

Eine ZUGFeRD konforme Rechnung besteht aus einem speziellen PDF Format (PDF/A), in dem die Rechnungsdaten für die automatisierte Verarbeitung (als XML Datei) eingebettet sind. ZUGFeRD ersetzt damit also die “klassische” Papierrechnung durch ein PDF zur Archivierung, inklusive der Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Das vereinfacht sowohl die Erfassung, als auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung von Rechnungen.

ZUGFeRD ermöglicht eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Insbesondere für große Firmen und öffentliche Träger entstehen damit umfangreiche Einsparungen bei den Kosten für die Buchhaltung.

Während ZUGFeRD in der Version 1.0 noch ein “deutsches Format” war, wurde bei der Version 2.0 eng mit dem französischen “Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques“ (FNFE-MPE) zusammengearbeitet, um das französische Rechnungsformat FACTUR-X und ZUGFeRD 2.0 anzugleichen. Beide Formate bilden die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 ab und sind technisch identisch.

Die X-Rechnung ist eine nationale Ausgestaltung des europäischen Standards, zugeschnitten auf die Anforderungen deutscher Verwaltungseinrichtungen. Die Vorgaben der X-Rechnung bauen auf der europäischen Norm auf, ergänzen diese aber durch die Deklaraton weiterer Pflichtfelder.

 

Zusammengefasst sind ZUGFeRD 2.0 und FACTUR-X identisch, während die X-Rechnung auf derselben Norm aufbaut, aber nationale Anpassungen vorgibt.

Wenn Sie Rechnungen an große Firmen oder öffentliche Träger stellen, werden Sie um die Erstellung elektronischer Rechnungen zum ZUGFeRD Format nicht herumkommen. Sind Ihre Kunden vornehmlich kleine Betriebe, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung haben, steht es Ihnen natürlich frei, weiterhin “klassische” Rechnungen zu erstellen.

Während öffentliche Träger ab 2020 verpflichtet sind, Rechnung nur noch im ZUGFeRD Format zu akzeptieren, ist es Konzernen weitgehend freigestellt. In der Praxis verlangen allerdings schon jetzt viele große Firmen von Ihren Zulieferern Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD Format.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und ist ein elektronisches Rechnungsformat, das von Verbänden, Ministerien und Unternehmen in Deutschland entwickelt wurde, mit dem Ziel, die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen effizienter zu gestalten. Eine ZUGFeRD konforme Rechnung besteht aus einem speziellen PDF Format (PDF/A), in dem die Rechnungsdaten für die automatisierte Verarbeitung (als XML Datei) eingebettet sind. ZUGFeRD ersetzt damit also die “klassische” Papierrechnung durch ein PDF zur Archivierung, inklusive der Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Das vereinfacht sowohl die Erfassung, als auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung von Rechnungen.

Warum ZUGFeRD?

ZUGFeRD ermöglicht eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Insbesondere für große Firmen und öffentliche Träger entstehen damit umfangreiche Einsparungen bei den Kosten für die Buchhaltung.

Was ist der Unterschied zwischen FACTUR-X, ZUGFeRD und X-Rechnung?

Während ZUGFeRD in der Version 1.0 noch ein “deutsches Format” war, wurde bei der Version 2.0 eng mit dem französischen “Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques“ (FNFE-MPE) zusammengearbeitet, um das französische Rechnungsformat FACTUR-X und ZUGFeRD 2.0 anzugleichen. Beide Formate bilden die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 ab und sind technisch identisch. Die X-Rechnung ist eine nationale Ausgestaltung des europäischen Standards, zugeschnitten auf die Anforderungen deutscher Verwaltungseinrichtungen. Die Vorgaben der X-Rechnung bauen auf der europäischen Norm auf, ergänzen diese aber durch die Deklaraton weiterer Pflichtfelder. Zusammengefasst sind ZUGFeRD 2.0 und FACTUR-X identisch, während die X-Rechnung auf derselben Norm aufbaut, aber nationale Anpassungen vorgibt.

Brauch ich ZUGFeRD überhaupt?

Wenn Sie Rechnungen an große Firmen oder öffentliche Träger stellen, werden Sie um die Erstellung elektronischer Rechnungen zum ZUGFeRD Format nicht herumkommen. Sind Ihre Kunden vornehmlich kleine Betriebe, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung haben, steht es Ihnen natürlich frei, weiterhin “klassische” Rechnungen zu erstellen.

Während öffentliche Träger ab 2020 verpflichtet sind, Rechnung nur noch im ZUGFeRD Format zu akzeptieren, ist es Konzernen weitgehend freigestellt. In der Praxis verlangen allerdings schon jetzt viele große Firmen von Ihren Zulieferern Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD Format.


Prozessgrafik

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD konforme Rechnung?

Eine ZUGFeRD konforme Rechnung besteht aus einer PDF/A Datei (ein spezielles PDF Format) mit einer eingebetteten XML Datei. Die Transformation einer PDF Datei in eine PDF/A Datei lässt sich mit entsprechenden PDF Tools durchführen. Schwieriger wird die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.

Wie hängen E-Rechnungen und ZUGFeRD zusammen?

Der Begriff “Elektronische Rechnungen” umfasst alle Arten elektronischer Rechnungsformate. ZUGFeRD ist eine Spezifikation für elektronische Rechnungen in Deutschland. Damit gilt, jede ZUGFeRD konforme Rechnung ist eine elektronische Rechnung, aber nicht jede elektronische Rechnung ist ZUGFeRD konform.

Brauche ich ZUGFeRD 1.0 oder 2.0 ?

Der Rechnungsempfänger gibt vor, welches Format er erwartet. Da die ZUGFeRD 2.0 Spezifikation noch sehr neu ist, fordern die meisten Rechnungsempfänger noch ZUGFeRD 1.0 konforme Rechnungen und sind noch nicht auf die Verarbeitung neuerer Formate eingestellt. Bei faktoora können Sie das den Anforderungen entsprechende Format einfach auswählen.

Eine ZUGFeRD konforme Rechnung besteht aus einer PDF/A Datei (ein spezielles PDF Format) mit einer eingebetteten XML Datei. Die Transformation einer PDF Datei in eine PDF/A Datei lässt sich mit entsprechenden PDF Tools durchführen.

Schwieriger wird die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.

Der Begriff “Elektronische Rechnungen” umfasst alle Arten elektronischer Rechnungsformate. ZUGFeRD ist eine Spezifikation für elektronische Rechnungen in Deutschland. Damit gilt, jede ZUGFeRD konforme Rechnung ist eine elektronische Rechnung, aber nicht jede elektronische Rechnung ist ZUGFeRD konform.

Der Rechnungsempfänger gibt vor, welches Format er erwartet. Da die ZUGFeRD 2.0 Spezifikation noch sehr neu ist, fordern die meisten Rechnungsempfänger noch ZUGFeRD 1.0 konforme Rechnungen und sind noch nicht auf die Verarbeitung neuerer Formate eingestellt. Bei faktoora können Sie das den Anforderungen entsprechende Format einfach auswählen.

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