Rechnung kostenlos schreiben: elektronisch, schnell und ZUGFeRD-konform

Die elektronische Rechnungsstellung vereinfacht kaufmännische Abläufe, wodurch sich Kosten reduzieren lassen. Allerdings müssen mehrere Faktoren erfüllt sein, um hierbei sämtlichen nationalen, europäischen und internationalen Richtlinien zu entsprechen. Mit ZUGFeRD ist es gelungen, ein einheitliches Format zu realisieren, das sich sowohl bei öffentlichen Trägern als auch in der Wirtschaft zunehmend durchsetzt. Wo liegen die Vorteile und was müssen Unternehmen tun, um eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen zu können?

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Rechnungen schreiben

Vor der Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes nahm die Rechnungserstellung oft viel Zeit in Anspruch. Zudem entstanden unvermeidbare Zusatzkosten – meist zum Ärger von Gründern, die im Allgemeinen eher über ein knappes Budget verfügen. In der Regel wurden alle Informationen in einem Word- oder Excel-Dokument zusammengetragen und rechtskonform formatiert. Für eine schon immer unerlässlich gewesene Dokumentation folgte ein Papierdruck – häufig mehrmals, wenn zum Beispiel ein Tippfehler oder ein formaler Aspekt übersehen wurden. Wichtige Angaben wie beispielsweise der Name und die Anschrift des Senders und Empfängers sowie die Steuer- und Rechnungsnummer durften nicht fehlen. War die Rechnung versandfertig, ging alles zur Post, wo weitere Ausgaben für Briefumschlag und Porto anfielen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist das einheitliche EU-Datenformat für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML-Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail zu übermitteln.

Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Denn eine elektronische Rechnung sollte mehr sein als ein Word-Dokument oder ein PDF, das per E-Mail übersandt wird.

 

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