faktoora – Die einfache Art, XRechnungen an ZREs zu senden
ZRE ist eines der beiden Portale, die vom Bund angeboten werden, um XRechnungeen zu übermitteln (das andere ist OZG-RE). Das Akronym ZRE steht für „Zentrales Rechnungseingangsportal“.
Welches Portal ist das richtige?
Das ZRE ist für die unmittelbare Bundesverwaltung zuständig und muss zwingend genutzt werden bei allen Rechnungen, die an Bundesministerien, oberste Bundesbehörden, Bundesober-, Bundesmittel- und Bundesunterbehörden gestellt werden.
Das Gleiche gilt für alles Landes- und Bezirksbehörden. Dafür gibt es je ein eigenes ZRE pro Bundesland. Stellen Sie also Rechnungen gegen diese Behörden, müssen Sie sich im entsprechenden ZRE registrieren lassen, um Rechnungen einzustellen.
Die Leitweg-ID weist den Weg
Trotz der etwas sperrigen Portallandschaft gibt es ein einfaches Schema: Die Leitweg-ID definiert eindeutig, welches Portal zu verwenden ist. Entscheidend ist der erste Nummernblock (die ersten 3 Ziffern der Leitweg-ID):
- 991-… müssen immer im ZRE hochgeladen werden.
- 992-… sind Rechnungen an mittelbare Behörden, die sich für die Lösung OZG-RE entschieden haben und daher dort hochgeladen werden müssen
- 993-… sind Rechnungen an mittelbare Behörden, die Ihre Rechnungen über ein eigenes (nicht OZG-RE)-Portal entgegennehmen. Den entsprechenden Übermittlungsweg muss der Rechnungsempfänger vorgeben.
So erfolgt die Prüfung:
Das ZRE und das OZG-RE übernimmt die Prüfung des Formats und der Pflichtfelder und übermittelt die Rechnung nach der Validierung mittels Leitweg-ID an den entsprechenden Empfänger.
Aber Vorsicht: Eine technisch korrekte XRechnung garantiert nicht, dass sie auch vom Empfänger akzeptiert wird. Der Empfänger kann naämlich noch weitere Pflicht- und Informationsfelder definieren, die über den Standard der XRechnung hinaus gehen. Es ist daher wichtig, die tatsächlichen Anforderungen im Einzelfall zu prüfen.
Praxis-Tipp:
Damit eine XRechnung vom ZRE oder OZG-RE verarbeitet wird, ist es notwendig, dass die Rechnung vorab auf Formatfehler überprüft wird. Erstellen Sie Ihre Rechnungen über faktoora, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung immer korrekt sind und verarbeitet werden. Wir kennen auch die spezifischen Anforderungen der meisten Empfänger und helfen Ihnen korrekte Rechnungen zu erstellen.
Alles Rund um XRechnungen
Der Stand der elektronischen Rechnung in Europa und weltweit
Peppol: Die digitale Zukunft des grenzüberschreitenden Handels und seine Länderspezifikationen
Arbeitszeiterfassung ist schon Pflicht: Das müssen Sie beim Arbeitszeiten-Tracking tun
Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns einfach an – wir helfen Ihnen gerne.
Wir sind für Sie da
Sie müssen nicht alles selbst herausfinden – wir bieten Ihnen Unterstützung in jeder Phase.
Preisgekrönter Kundensupport
Unser kompetentes Supportteam steht Ihnen jederzeit per E-Mail oder Telefon zur Verfügung, um Ihnen bei allen Fragen behilflich zu sein.
faktoora Service
Durch eine individuelle Einarbeitung können Sie schnell und effizient in unser System arbeiten.
Wissenswertes
Auf faktoora finden Sie zahlreiche informative Blogartikel, mit denen Ihr Team immer bestens qualifiziert und auf dem Laufenden ist. Durch unsere Inhalte können Sie sich stets auf dem neuesten Stand der Dinge halten und wissen genau, worauf es ankommt!
Referenzen
Nina Barlian
Dr. Oliver Schwarz
Jörg Sommer
Der Stand der elektronischen Rechnung in Europa und weltweit
Häufig gestellte Fragen
Ich habe eine elektronische Rechnung erhalten – was nun?
Um die erhaltene E-Rechnung öffnen zu können, benötigen Sie lediglich den Acrobat Reader von Adobe. Damit können Sie alle E-Rechnungen ohne Probleme öffnen.
Was kostet die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand?
Die Kosten einer Umstellung auf E-Invoicing richtet sich nach der Zielsetzung und nach den Systemen und Prozessen, die erneuert, bzw. erstellt werden müssen. Auch die Bandbreite der zu nutzenden Services spielt dabei eine Rolle.
Warum sollte ich für den elektronischen Rechnungsaustausch einen Dienstleister nutzen?
Technische Dienstleister sind immer dann sinnvoll, wenn man Prozesse verbinden und normieren muss, um nationale und internationale Richtlinien einzuhalten und selbst nicht das nötige Know-How besitzt. Mit Hilfe dieser Experten lassen sich nicht rein die steuerrechtlichen Bedürfnisse abdecken, sondern es stehen meist auch zahlreiche Zusatzservices zur Verfügung. Dazu zählen z.B. die Archivierung von Daten, die Datenkonvertierung und-validierung, gemischte Wahlmöglichkeiten (Papier und elektronische Rechnungen) und ganz besonders wichtig: die Prozesssicherheit.
Wie erstelle ich eine ZUGFeRD konforme Rechnung?
Schwierig ist die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.
Und so funktoniert’s bei faktoora! Zugferd Rechnung erstellen Video-Youtube
Wenn es dringend ist: wir helfen bei der ersten XRechnung bis zum Versand
Oder rufen Sie uns einfach an.