Elektronische Rechnungen

Faktoora gewährleistet Ihnen einen reibungslosen Rechnungstransfer zwischen Ihnen und Ihren Kunden

X-Rechnung

Elektronische Rechnungen

FAKTOORA GEWÄHRLEISTET IHNEN EINEN REIBUNGSLOSEN RECHNUNGSTRANSFER

Zugferd-Invoices

ZUGFeRD 2.0

So funktioniert's

E-Invoicing (kurz für Electronical Invoicing) bezeichnet den elektronischen Rechnungsaustausch bzw. die Übermittlung von E-Rechnungen.

Im §2 der ERechV heißt es: „eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument […], wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.“ (https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/BJNR355500017.html)

Dazu gehören u.a.: PDF (PDF/A, PDF/A3), XRechnung und ZUGFeRD 1.0 & 2.0.

– Verbesserung von Prozessen und unternehmensinternen Abläufen
– Reduzierung manueller Aufwände
– Vermeidung von Medienbrüchen, z.B. durch manuelle Eingabe von Daten

Finanzielle Entlastung: Einsparpotenzial bei Papier, Druckkosten, Postversand und personellen Kosten.

Optimiertes Zeitmanagement: Die Bearbeitungsdauer einer Rechnung kann um über 50% vermindert werden.

Nachhaltigkeit: “Aus ökologischer Sicht lässt sich zusätzlich eine Reduktion des durch den Rechnungsbearbeitungsprozess verursachten CO²-Ausstoßes, des sogenannten CO²-Fußabdruckes, um bis zu 50% erreichen.“ (https://www.d-velop.de/blog/compliance/e-rechnungsgesetz-was-dahintersteckt-und-warum-nicht-nur-die-oeffentliche-verwaltung-betroffen-ist/)

PDF: Bei einer PDF-Datei handelt es sich in der Regel um eine nicht-bearbeitbare Datei aus Bildern und Texten.

PDF/A (bzw. das PDF/A3) bezeichnet ein spezielles Format, welches für die Langzeitarchivierung verbessert wurde.

XRechnung: Die X-Rechnung ist eine nationale Ausgestaltung des europäischen Standards, zugeschnitten auf die Anforderungen deutscher Verwaltungseinrichtungen. Die Vorgaben der X-Rechnung bauen auf der europäischen Norm auf, ergänzen diese aber durch die Deklaration weiterer Pflichtfelder.

ZUGFeRD: Die Abkürzung ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Eine ZUGFeRD-Rechnung stellt ein hybrides Dateiformat dar, das aus einem speziellen PDF-Format (PDF/A-3-Datei) und einem strukturierten Datensatz besteht. Dieser Datensatz ist eine XML-Datei, die gleichzeitig innerhalb der PDF-Datei eingegliedert ist und die Rechnungsdaten für die automatisierte Verarbeitung enthält.

Extensible Markup Language ist ein Format, um elektronisch strukturierte Daten auszutauschen und auszuwerten.

Derzeitig werden gut 80% der elektronischen Rechnungen als PDF versendet. In Zukunft jedoch sind Rechnungen im PDF-Format nicht mehr genügend, da nur noch ein strukturierter Datensatz als elektronische Rechnung anerkannt wird.

Dieses elektronische Rechnungsformat ist dafür da, einen Rechnungstransfer zwischen Behörden, Unternehmen und Verbrauchern zu ermöglichen und so strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und
-empfänger einheitlich darzustellen. Dabei können die Rechnungen auch an Empfänger ohne automatisierte Verarbeitungsmöglichkeiten gesendet werden, im Gegensatz zur XRechnung.

Eine ZUGFeRD-Rechnung kann per E-Mail versendet und optional ausgedruckt werden. Die XML-Datei lässt sich in das vorhandene Rechnungswesen einspielen, was bilaterale Absprachen zwischen den Parteien unnötig macht.

ZUGFeRD ermöglicht eine weitgehend automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Insbesondere für große Firmen und öffentliche Träger entstehen damit umfangreiche Einsparungen bei den Kosten für die Buchhaltung.

Wenn Sie Rechnungen an große Firmen oder öffentliche Träger stellen, werden Sie um die Erstellung elektronischer Rechnungen zum ZUGFeRD Format nicht herumkommen. Sind Ihre Kunden vornehmlich kleine Betriebe, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung haben, steht es Ihnen natürlich frei, weiterhin “klassische” Rechnungen zu erstellen.

Während öffentliche Träger ab 2020 verpflichtet sind, Rechnung nur noch im ZUGFeRD Format zu akzeptieren, ist es Konzernen weitgehend freigestellt. In der Praxis verlangen allerdings schon jetzt viele große Firmen von Ihren Zulieferern Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD Format.

ZUGFeRD 1.0 folgte noch nicht der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931-11 und wird somit nicht von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert.

ZUGFeRD 2.0 stellt eine elektronische Rechnung dar, welche die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der europäischen Norm EN 16931-11 darstellen kann.

Der Rechnungsempfänger gibt vor, welches Format er erwartet. Da die ZUGFeRD 2.0 Spezifikation noch sehr neu ist, fordern die meisten Rechnungsempfänger noch ZUGFeRD 1.0 konforme Rechnungen und sind noch nicht auf die Verarbeitung neuerer Formate eingestellt.

Und so funktioniert’s bei faktoora!

Prozessgrafik

Während ZUGFeRD in der Version 1.0 noch ein “deutsches Format” war, wurde bei der Version 2.0 eng mit dem französischen “Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques“ (FNFE-MPE) zusammengearbeitet, um das französische Rechnungsformat FACTUR-X und ZUGFeRD 2.0 anzugleichen. Beide Formate bilden die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 ab und sind technisch identisch.

Das E-Rechnungsgesetz hat als Ziel ein datenübergreifendes E-Invoicing-Modell zu schaffen. Hier sollen nationale und internationale Standards erfüllt werden können „[…] und [es soll] sich (neben der Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen) auch für den einfachen, sicheren, schnellen und ressourcenschonenden Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen eignen.“ (https://www.verband-e-rechnung.org/e-rechnungsgesetz/)

Ab November 2020 ist die E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern Pflicht. Ausgenommen sind Direktaufträge, die unter einem Wert von 1000€ netto bleiben.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: Selber machen oder auf einen Dienstleister zurückgreifen. Das ZUGFeRD-Format steht jedem Unternehmen kostenlos als Download zur Verfügung und kann ohne externen Dienstleister genutzt werden. Es gibt jedoch Fälle, in denen die Hilfe von einem Experten empfehlenswert ist und obendrein nützlich sein kann.

Nicht nur für die öffentliche Verwaltung, sondern auch für Unternehmen mit einer Geschäftsbeziehung zu einer öffentlichen Institution wird sich ab November 2020 einiges ändern. Ab diesem Zeitpunkt können öffentliche Instanzen nur noch normgerechte elektronische Rechnungen akzeptieren und verarbeiten. Öffentliche Instanzen sind nicht nur Ministerien, sondern auch Krankenhäuser, Kitas, Sparkassen, Stadtwerke und entsprechende Einrichtungen.

Der Verband E-Rechnung empfiehlt allen Unternehmen sich einen auf E-Invoicing spezialisierten Partner/Anbieter zu suchen, um technische Schwierigkeiten und finanzielle Posten zu überwinden. Denn diese Provider können den Rechnungssendern und -empfängern eine sicherere und umweltschonendere Alternative des elektronischen Rechnungsaustausches bieten.

Schwierig ist die Erstellung der passenden XML Datei, diese muss sämtliche Rechnungsdaten gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 enthalten. Hierfür erforderlich sind spezielles Fachwissen und entsprechende Werkzeuge für die Erstellung und die Einbettung der Daten in das PDF.

Und so funktoniert’s bei faktoora! Zugferd Rechnung erstellen Video-Youtube

Technische Dienstleister sind immer dann sinnvoll, wenn man Prozesse verbinden und normieren muss, um nationale und internationale Richtlinien einzuhalten und selbst nicht das nötige Know-How besitzt. Mit Hilfe dieser Experten lassen sich nicht rein die steuerrechtlichen Bedürfnisse abdecken, sondern es stehen meist auch zahlreiche Zusatzservices zur Verfügung. Dazu zählen z.B. die Archivierung von Daten, die Datenkonvertierung und-validierung, gemischte Wahlmöglichkeiten (Papier und elektronische Rechnungen) und ganz besonders wichtig: die Prozesssicherheit.

Die Kosten einer Umstellung auf E-Invoicing richtet sich nach der Zielsetzung und nach den Systemen und Prozessen, die erneuert, bzw. erstellt werden müssen. Auch die Bandbreite der zu nutzenden Services spielt dabei eine Rolle.

Um die erhaltene E-Rechnung öffnen zu können, benötigen Sie lediglich den Acrobat Reader von Adobe. Damit können Sie alle E-Rechnungen ohne Probleme öffnen.

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